Tugas utama seorang sekretaris

Tugas Utama Seorang Sekretaris

Ditulis Oleh Adinda Maharani, Siswi Magang Humanis Group 2016

Tugas seorang sekretaris yaitu untuk membantu pimpinan dalam menjalankan pekerjaan yang bersifat teknis. Walaupun demikian, seorang sekretaris sangat dibutuhkan peranannya dalam mengurus berbagai hal pekerjaan kantor seperti di bawah ini :

1. Menerima tamu perusahaan baik kolega bisnis perusahaan maupun orang yang sekedar ingin bertemu dengan karyawan kantor.
2. Menerima telepon masuk dari luar untuk perusahaan, seperti telepon yang diterima dari salah satu kolega bisnis perusahaan.
3. Mencatat perintah atau dikte yang diberikan oleh pimpinan.
4. Menyimpan surat yang bersifat penting bagi perusahaan, seperti surat MOU atau surat perjanjian dengan kolega bisnis.

Maka dari itu pemimpin mengharapkan bahwa seorang sekretaris mampu memberikan bantuan kepada pimpinan dalam menjalankan tugas – tugasnya. Namun tugas dari seorang sekretaris tergantung dengan bidang usaha yang ditentukan oleh pimpinan.

• Tugas rutin seorang sekretaris pada dasarnya meliputi :

1. Membuka surat masuk yang ditujukan untuk pimpinan.
2. Menerima perintah dari pimpinan.
3. Menerima tamu perusahaan.
4. Mewakili kehadiran pimpinan untuk memenuhi undangan.
5. Menata surat – surat yang ditujukan untuk perusahaan ( melakukan arsip surat atau dokumen – dokumen penting perusahaan ).
6. Menyusun serta membuat surat untuk kepentingan perusahaan atau pimpinan.
7. Mengurus surat yang masuk dan keluar yang bersifat penting bagi perusahaan.
8. Menyiapkan serta membuat laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan.
9. Mengelola Petty Cash untuk kepentingan pimpinan kepada perusahaan.
10. Menjaga kebersihan serta menjaga kerapihan kantor demi menciptakan kenyamanan selama

kerja.

• Tugas – tugas khusus

1. Menyiapkan keperluan meeting dan membuat notulensi dari setiap meeting.
2. Membuat konsep MOU atau surat perjanjian kepentingan perusahaan atau pimpinan.
3. Membuat surat yang bersifat rahasia.
4. Menyipkan segala kebutuhan pimpinan untuk kepentingan bisnis perusahaan.
5. Menyusun dan membuat materi untuk kepentingan speech atau pidato bagi pimpinan.
6. Menyusun jadwal pertemuan bisnis dengan relasi.
7. Mengurus urusan dengan Bank.
8. Berkunjung ke perusahaan lain ( kolega bisnis ) atau instansi pemerintahan untuk mencari informasi atau memperjelas informasi dan menyampaikan informasi yang disampaikan oleh pimpinan.

• Tugas Istimewa Sekretasis

1. Membenarkan posisi alat tulis kantor pimpinan yang dibutuhkan.
2. Sebagai media penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi perusahaan
3. Mengingatkan pimpinannya untuk membayar iuran.
4. Melakukan kegiatan pemeriksaan peralatan kantor untuk diperbaiki atau untuk membuang yang sudah tidak diperlukan.
5. Turut menghadiri dan mendampingi rapat – rapat dinas dengan relasi perusahaan baik berada di kantor maupun di luar kantor.

• Tugas Sekretaris Sebagai Resepsionis

1. Menerima telepon masuk dan mencatat informasi atau pesan melalui telepon.
2. Menerima tamu yang hendak melakukan pertemuan dengan pimpinan.
3. Menyusun kegiatan sehari – hari.
4. Mencatat janji yang dibuat untuk bertemu dengan pimpinan perusahaan.

• Tugas incidental

1. Menyusun agenda rapat, menyiapkan laporan, dan mempersiapkan pidato untuk pimpinan.
2. Membuat ringkasan dari berita – berita atau karangan yang terlampir dalam surat kabar atau Koran maupun yang berada di internet.
3. Memeriksa kembali hasil cetakan seperti undangan, brisur, dan lain sebagainya.
4. Mewakili pimpinan untuk mengahdiri berbagai pertemuan.
   

• Tugas Keuangan Sekretaris

Sekretaris mengurusi keuangan berupa kas kecil atau Petty Cash, yang meliputi

1. Mengurusi keuangan pimpinan yang berhubungan dengan Bank, contohnya menyampaikan .penyetoran uang di bank, penarikan cek ke Bank, dan penarikan uang tunai di Bank.
2. Membayar rekening tagihan pimpinan atas nama pimpinan.
3. Mencatat segala pengeluaran setiap harinya untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keseharian pimpinan selama di kantor.
4. Tugas Sosial Sekretaris
5. Mengurusi segala kebutuhan rumah tangga kantor.
6. Mengatur pengadaan resepsi atau pertemuan di kantor serta dalam mengurus surat undangan.
7. Tugas Business Meeting

Tugas seorang sekretaris dalam urusan bisnis adalah tugas yang paling melelahkan bagi sekretari. Hal ini dikarenakan seorang sekretaris harus mengurusi pertemuan – pertemuan perusahaan di luar kantor dengan relasi perusahaan. Mulai dari mengatur jadwal meeting sampai menentukan lokasi pertemuan.

 Sumber : humanisgroup.net